Самоучитель 1С – Компенсация за использование личного транспорта.

Данная статья состоит из двух частей: в первой части мы рассмотрим нормативную базу данного вопроса, а во второй части рассмотрим как отразить данную операцию в программе 1С Бухгалтерия.

Важно! В данном примере, рассмотрим случай, если работодатель, при выплате компенсации применяет указания Минфина и использует Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, в связи с которым, компенсация сверх норм подлежит обложению НДФЛ.

Однако, есть письма, разъяснения, а так же решения судов по этому вопросу, где указано, что данные компенсационные выплаты, не подлежат обложению НДФЛ, не зависимо от выплачиваемых сумм.

Итак, на предприятиях, работникам которые используют в служебных целях личный транспорт, обычно с согласия работодателя, выплачивается компенсация за использование своего автомобиля.

В данном случае, в соответствии со ст. 188 Трудового Кодекса  РФ, работодатель должен выплатить компенсацию за использование имущества, а также возместить работнику произведенные расходы.

Размер компенсации устанавливается обычно в трудовых либо коллективных договорах с работниками.

Нормы компенсации утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, а именно:

- использование легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно – в размере 1200 рублей в месяц.

- использование легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя  свыше 2000 куб. см – в размере 1500 рублей в месяц.

- мотоциклы – в размере 600 рублей в месяц.

Если данная компенсация выплачивается работнику в пределах норм утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, то в соответствии с  абз. 9 п. 3 ст. 217 Налогового Кодекса РФ, на указанные выплаты НДФЛ не начисляется.

Но для этого в организации должны быть произведены расчеты сумм компенсаций, а также документы, подтверждающие:

- принадлежность имущества сотруднику;

- использование имущества в служебных целях;

- суммы понесенных физическим лицом расходов.

Об этом указано в письмах Минфина РФ от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327.

Согласно письму ФНС Росси 25 октября 2012 г. N ЕД-4-3/18123@, изложена другая точка зрения, где данные выплаты не подлежат обложению НДФЛ.

Но рассмотрим, пример в случае если компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается выше установленных норм, то необходимо удержать НДФЛ в установленном порядке. Об этом указано в письмах Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87, от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84.

Так же не подлежат обложению данные компенсационные выплаты, в пределах норм, страховыми взносами.

п.2 ч.1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством всех видов установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта, мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами как на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, так и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.

Теперь рассмотрим на Самоучителе 1С, как провести данную операцию в программе 1С Бухгалтерия.

Для этого необходимо:

Шаг №1. Добавить новый вид расчета.

Шаг №2. Добавить плановое начисление.

Шаг №3. Провести начисление в программе.

Итак добавим новый вид расчета, а точнее необходимо будет добавить два вида расчета, если  на вашем предприятии так же предусмотрена выплата компенсации сверх установленных законодательством РФ норм.

Шаг №1.

Добавляем расчет компенсации по нормам.

Для этого заходим в меню «Зарплата» далее «Сведения о начислениях» выбираем «Начисления организации».

В открывшемся документе «Начисления организации» заполняем поля:

- поле «Наименование» - прописываем название компенсационной выплаты, в нашем примере это «Компенсация за использование личного транспорта по нормам».

- поле «Код» - выставляем любое значение, на формирование проводок это никак не влияет, например «КАН».

- поле «Отражение в бухучете» - здесь необходимо указать программе способ отражения данной операции в регламентированном учете. Программа должна формировать проводку Дт26 Кт70. Расходы на выплату компенсации в пределах норм будут относится к прочим расходам для целей налогообложения прибыли.

- поле «НДФЛ» не заполняется, так как мы разобрали с вами выше, что выплаты в пределах норм не облагаются НДФЛ.

- поле «Страховые взносы» - данные выплаты, в пределах норм, так же не облагаются страховыми взносами, здесь необходимо указать «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих».

- поле «Вид начисления по ст.255 НК» - данное поле не заполняется, т.к. компенсационные выплаты не относятся к расходам на оплату труда.

- поле «ФСС (страхов. несч. случаев до 2011г.)» - выставляем значение «Не облагается».

- поле «ЕСН (до 2010г.)» - выбираем значение «Не облагается ЕСН, взносами в ПФР целиком, согласно пп.1-12 ст.238).

- поле «Может относиться к видам деятельности, облагаемым ЕНВД» - выставляется галочка в том случае, если используется система налогообложения в виде вмененного налога.

Нажимаем «Записать» и «ОК».

Добавляем расчет компенсации сверх норм.

Если в вашей деятельности, вы не облагаете налогами выплачиваемую компенсацию сверх норм, то данный расчет можно не заполнять.

Для этого заходим в меню «Зарплата» далее «Сведения о начислениях» выбираем «Начисления организации».

В открывшемся документе «Начисления организации» заполняем поля:

- поле «Наименование» - прописываем название компенсационной выплаты, в нашем примере это «Компенсация за использование личного транспорта сверх норм».

- поле «Код» - выставляем любое значение, на формирование проводок это никак не влияет, например «КАСн».

- поле «Отражение в бухучете» - здесь необходимо указать программе способ отражения данной операции в регламентированном учете. Программа должна формировать проводку Дт26 Кт70. Расходы на выплату компенсации сверх норм не принимаются к расходам для целей налогообложения прибыли.

- поле «НДФЛ» не заполняется, однако данный вопрос является спорным, и если вы решили лишний раз не спорить с контролирующими органами, выбираем значение - 4800 «Иные доходы».

- поле «Страховые взносы» - данные выплаты, свыше норм, облагаются страховыми взносами, здесь необходимо указать «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами».

- поле «Вид начисления по ст.255 НК» - данное поле не заполняется, т.к. компенсационные выплаты не относятся к расходам на оплату труда.

- поле «ФСС (страхов. несч. случаев до 2011г.)» - выставляем значение «Облагается».

- поле «ЕСН (до 2010г.)» - выбираем значение «Не являются объектом обложения ЕСН, взносами в ПФР).

- поле «Может относиться к видам деятельности, облагаемым ЕНВД» - выставляется галочка в том случае, если используется система налогообложения в виде вмененного налога.

Нажимаем «Записать» и «ОК».

Шаг №2.

Для ежемесячного начисления данной компенсации в плановом режиме необходимо заполнить документ «Ввод сведений о плановых начислениях работников организаций».

Необходимо открыть данный документ и заполнить табличную часть документа «Начисления».

Шаг №3.

Операция по начислению выплаты компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, проводится документом «Начисление зарплаты работникам» в конце расчетного месяца.

Если работник отработал неполный месяц, то сумму компенсации необходимо рассчитать вручную и исправить в программе. После заполнения всех полей, записываем документ и проводим его.

В данной статье мы рассмотрели порядок начисления, в программе 1С Бухгалтерия, компенсации работнику за использование в служебных целях личный автомобиль.