Самоучитель 1С – учет ГСМ по талонам.

В данной статье рассмотрим порядок отражения операции выдачи в подотчет сотрудникам организации талонов на бензин.

Порядок отражения операций с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете зависит от того, каким образом было приобретено топливо. Организация может приобрести ГСМ на автозаправочных станциях следующим способом:

- по талонам.

- по топливным картам.

- за наличный расчет.

За исключением способа приобретения ГСМ по топливным картам, водитель в течение трех дней, обязан отчитаться о совершенных расходах и составить авансовый отчет с приложением к нему кассовых чеков с указанием количества, марки и стоимости ГСМ, даты его покупки.

Перед началом оформления данной операции, в программе должны быть сформированы документы по оплате средств поставщику талонов на ГСМ, и талоны должны быть оприходованы.

Шаг №1. Выдача в подотчет.

Создадим документ «Выдача денежных документов» из меню «Касса». Нажмем кнопку «Добавить» и создадим документ «Выдача подотчетному лицу».

Данный документ заполняется как при выдаче денежных средств в подотчет, поэтому пропустим заполнение некоторых полей и перейдем сразу на закладку «Денежные документы». В табличной части документа необходимо указать вид денежных документов «Талоны на ГСМ». Указываем количество талонов и их стоимость. Проводим документ. В результате данной операции будут сформированы проводки Дт 71.01 Кт50.03.

Шаг №2. Авансовый отчет водителя.

Как правило, по истечении отчетного месяца, водитель должен составить авансовый отчет и предоставить в бухгалтерию организации.

Бухгалтер отражает данные документы в программе 1С Бухгалтерия 8.2.

Для составления авансового отчета перейдем в меню «Касса» выберем «Авансовый отчет».

Нажмем кнопку «Добавить» для составления нового авансового отчета. Заполним поля документа.

- поле «от» - выставляем дату составления авансового отчета, в нашем примере это последний день отчетного месяца.

- поле «склад» - выставляем склад, по умолчанию программой выставляется склад который был выставлен основным по умолчанию.

- поле «Физ. лицо» - выставляем сотрудника организации, по которому мы оформляем авансовый отчет.

Закладка «Авансы».

Нажмем кнопку «Добавить» и выберем расходный ордер по которому данному сотруднику были выданы талоны на ГСМ.

- поле «Назначение» указываем в данном поле на какие цели были получены талоны на ГСМ, например «Приобретение ГСМ по талонам».

- поле «Приложение» указываем количество документов.

Закладка «Товары».

В справочнике «Номенклатура» должен быть введен элемент номенклатуры – вид ГСМ, в нашем примере это «Бензин АИ - 92».

Табличная часть данной закладки заполняется в соответствии с данными «Поставщика» ГСМ и документами которые прилагает к данному авансовому отчету подотчетник. После заполнения документа, записываем его. Смотрим сформированные проводки.

Шаг №3. Списание стоимости ГСМ на затраты.

Сформируем документ «Требование-накладная». Открыть его можно из меню «Производство».

Для добавления нового документа нажмем кнопку «Добавить». Заполним поля документа.